segunda-feira, 24 de outubro de 2011

Como Organizar Documentos e Papéis

COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS E PAPÉIS
A organização de documentos e papéis é de grande importância, para evitar grandes transtornos e dores de cabeça futuramente.
Quem, alguma vez na vida já não teve que pagar multas e juros por atrasar contas ou tiveram que passar por situações constrangedoras por não terem tudo em mãos.
Para facilitar sua vida, darei umas dicas de como organizar documentos e papéis:
- Primeiro, junte todos os documentos e papéis. Escolha um local da casa que haja uma mesa para começar o trabalho. Se achar que não terminará de organizar tudo no mesmo dia, tenha em mãos uma caixa, para guardar tudo enquanto essa mesa estiver ocupada.
- Prepare os seguintes materiais:
Durex
Grampeador
Caneta
Pastas com plásticos e plásticos com furos
Pasta escolar
Pasta sanfonada
Etiquetas adesivas
Envelopes para folhas A4
Sacos plásticos resistentes
Caixas
Arquivo morto
Canetas para escrever em CDs
Alguns desses itens, você poderá ter em casa e poderá ser aproveitadas e substituídas pelas sugestões dadas.
- O terceiro passo, é separar todos os papéis em pilhas, da seguinte maneira:
Pilha 1 – Contas a pagar
Pilha 2 – Contas pagas
Pilha 3 – Documentos pessoais
Pilha 4 – Documentos de carros, imóveis, seguros e bancos
Pilha 5 – Garantias e manuais
Pilha 6 – Cartas e lembranças
Pilha 7 – Trabalhos escolares
Pilha 8 – Cartões e guias
Pilha 9 – Lixo
- Contas a pagar
 Devem ser guardadas numa pasta sanfonada com divisões correspondentes de 1 a 31.
Lembre- se de checar as contas com vencimentos que caem no sábado ou domingo. Deixe um calendário a sua disposição ou guarde dentro da pasta para verificar os dias da semana.
- Contas pagas
Devem se guardadas numa pasta com plásticos ou se preferir em envelopes já etiquetados com o nome de cada conta.
As contas devem ser guardadas com as mais recentes em cima, pois isso fará com que você saiba sempre se está em dia com seus pagamentos.
Na pasta escolar, você poderá guardar as despesas diversas, livros, roupas, conserto de máquinas, etc.
Prazos para guardar documentos
Aluguel – Durante o período do contrato
Água, luz, telefone e gás – Por 2 anos
Canhoto de talão de cheque – Até todos os cheques serem compensados
Cheques cancelados – Por 5 anos
Contrato de conta de imóveis – Enquanto o imóvel for seu
Contratos – Até serem renovados
Cartão de crédito – Por 1 ano
Documentos pessoais – Para sempre
Declaração de imposto de renda – Por 5 anos
Documento de carro - Enquanto o carro for seu
Notas fiscais de valores altos – Enquanto o objeto for seu
Seguros – Até serem renovados
Documentos pessoais
Utilize uma pasta escolar, cada membro da família deve ter sua pasta com seus documentos.
Documentos de carros, imóveis, seguros e bancos
Utilize uma pasta pra cada assunto e deixe etiquetada.
Carro: Documento, seguro, IPVA, etc.
Imóvel: Escritura, contrato de locação, planta, etc.
Seguro saúde: Contrato, guia de médicos e hospitais, etc.
Bancos: Cheques cancelados, poupança, aplicações, etc.
Parcelas pagas de imóvel, seguro saúde, financiamento e consórcio de carro: Devem ser guardadas numa pasta e etiquetadas.
Garantias e manuais
Utilize uma caixa, para que acomoda bem todos os manuais, guarde enquanto o produto estiver funcionando.
Cartas e lembranças
Poderá ser guardado em uma única caixa colocados dentro de um saco plástico com o nome etiquetado de cada um, se preferir, poderá guardar nas pastas escolares com o nome de cada um.
Trabalhos escolares
Escolha um ou dois trabalhos por ano de cada filho. Quando seu filho se formar, poderá organizar uma exposição com seus trabalhinhos.
Guarde tudo numa pasta no tamanho A3 para cada filho.
Cartões e guias
Separe somente os cartões que serão usados. Deixe junto o guia de ruas e de telefones somente se for utilizá-los.
Guarde tudo numa pasta escolar e evite acumular muitos cartões.
Lixo
Será composto de todos os papéis que não terão utilidade. Se constarem dados pessoais de alguém, devem ser picotados antes de serem descartados. Jogue tudo fora.
Onde guardar tudo
Procure um armário ou uma prateleira, de preferência num escritório, na sala ou mesmo na cozinha. Escolha um local que haja uma mesa por perto, para que você possa manter esse trabalho em dia.
Mantenha próxima a essa mesa uma caixa centralizadora, em que todas as cartas, contas, folhetos e correspondências em geral que chegam a sua residência sejam colocadas. As contas para serem pagas devem ser guardadas nas pastas sanfonadas, assim não deixará de pagar tudo em dia.
Feito isso, tente manter tudo organizado, não deixando a caixa transbordar de papéis, o ideal seria organizar tudo, duas vezes por mês, ou assim que tiver um tempo disponível.

4 comentários:

  1. gostei muitos destas dicas,porem gostario de saber sobre organização de papeis de que falece na familia,como fazer com roupas,remedios,utensiios domensticos etc...

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    1. Boa noite...
      Documentos você deixa arquivado. Já roupas, remédios, utensílios domésticos, podem ser doados.
      Um abraço,
      Bagunça Organizada.

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  2. Boa tarde!
    Adorei as dicas e tentarei praticar, pois sempre foi um a grande dificuldade para mim este tipo de organização.
    Só gostaria de perguntar , como posso organizar um cadastro com clientes ? pois trabalho com vendas de plano de saúde , como free-lance e recebo comissão e pago imposto conforme o cliente efetua os pagamentos.
    Gostaria de poder me organizar de uma forma que eu possa saber se tudo ocorre como foi combinado comigo.
    obrigado pela atenção.
    Leandro.

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    Respostas
    1. Boa noite, Leandro
      O cadastro dos clientes é fundamental para vc ter um controle e melhorar as vendas, faça de uma forma resumidae comece pelos dados principais:
      - nome:
      - tel:
      - e mail:
      - profissão:
      - Data de nasc:
      - endereço:
      Tente fazer tudo isso no excel e salve sempre que puder para não peder os dados.
      Espero que com isso, possa se organizar melhor e ter um controle melhor.
      Obrigada pelos elogias e boas vendas.
      Uma abraço,
      Alice

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